Konserni-intra kasvaa sisäisen viestinnän tehokanavaksi ja tietovarastosta työvälineeksi

Oikeushallinnon alan yhteinen intranet linkittää saman viestintävälineen ja teknologian taakse noin 160 virastoa ja lähes 11 000 käyttäjää. Jätti-intrasta on kasvanut vähitellen virkamiesten sähköinen työpöytä, joka välittää tietoa, osallistaa, innostaa ja palvelee niin koko hallinnonalan sisäisen viestinnän tarpeissa kuin yksittäisen virkamiehen arkisen työskentelyn apunakin.

Abakon toimittama oikeushallinnon intranet otettiin käyttöön vuoden 2014 alussa. Intraa ja sen palveluja kehitetään ja laajennetaan vuosittain vastaamaan muuttuneita tarpeita. Tietopalvelupäällikkö Aki Hietasen mukaan hankkeen keskeinen tavoite on ollut kehittää ja tehostaa sisäistä viestintää sekä saada aikaan kustannussäästöjä.

− Tässä on onnistuttu. Kymmenen erillisen intranetin sijaan meillä on nyt yksi yhteinen kanava. Sen kautta tavoitamme helposti ja kattavasti halutut toimijat koko hallinnonalalta, sektoreista ja virastoista yksittäisiä virkamiehiä myöten. Turhasta sähköpostiliikenteestä on päästy.

− Myös käyttäjien asenne intraan on muuttunut. Se nähdään nyt entistä selvemmin yhteiseksi työvälineeksi eikä esimerkiksi vain paikaksi lisätiedon hankkimiseen.

Hietasen mukaan yhteinen intranet onkin askel kohti virkamiehen sähköistä työpöytää, josta työntekijät pääsevät suoraan kaikkiin tarvitsemiinsa toimintoihin ja sovelluksiin. Seuraava vaihe tähän suuntaan voi olla esimerkiksi sähköpostin, kalenterin ja asianhallinnan kytkentä osaksi intranetiä.

Some-palvelut osaksi intraa

Oikeushallinnon uusi työväline on yksi Suomen suurimmista intraneteistä. Abako toimitti Stato-alustalle tehdyn järjestelmän 10 kuukaudessa sovitun aikataulun puitteissa.

− Käyttäjät toivoivat helppokäyttöisyyttä, nopeutta ja sosiaalisen median tyyppisiä palveluja. Esiin nousivat esimerkiksi eri tavoin rajatuille ryhmille tarkoitetut keskustelupalstat, wikityyppinen tiedon jakaminen sekä blogit. Statossa oli näitä varten jo valmiiksi käytännön välineitä, Hietanen kertoo.

Löydettävyys ja työteho käsi kädessä

Isossa intranetissä tiedon löydettävyys korostuu. Kaikki intran sisältö on luokiteltua, ja monipuolinen haku, tarkennettu haku sekä asiasanaluokitus auttavat löytämään oikeat kohteet. Tekemisen tehokkuutta lisää osaltaan se, että käyttäjä voi luottaa, että dokumenteista on aina saatavilla ajan tasalla oleva versio.

Oikeushallinnon käyttäjäoikeuksiin liittyvä järjestelmä uudistettiin samaan aikaan intranethankkeen kanssa. Kun intran käyttäjiä on paljon ja heillä on tiedon käyttäjinä ja tuottajina erilaisia rooleja, myös käyttöoikeushallinta joutuu testiin.

− Käyttöoikeuksia varten meillä tehtiin melko paljon kehitystyötä. Sitä edisti se, että Statossa on laajasti valmiiksi mietittyjä käyttöoikeushallinnan toimintoja, Hietanen toteaa.

Internet-intrafuusiot tulevat

Oikeushallinnon alalla on käytössä noin 20 internet-sivustoa. Sivustoille päivitettävän uuden sisällön seuraaminen ei ole järkevällä työmäärällä mahdollista − eikä tulevaisuudessa tarpeellistakaan.

− Esimerkinomaisena kehityshankkeena selvitämme internetsisältöjen hyödyntämistä automaattisesti intrassa. Kun meillä on molemmissa palveluissa sama toimittaja, lähtökohta automatisointiin on hyvä. Esimerkiksi internetylläpidossa voi olla painike ” julkaise tämä myös intrassa”, ja siitä sisältö lähtee työjonoon kohti oikeaa paikkaa, Hietanen kertoo.

− Ylläpitäjille intranetin ja internetin samankaltaiset tuotantoympäristöt tuovat ison hyödyn, sillä pääosin samat henkilöt päivittävät molempia.

Suorat yhteydet, nopeat muutokset

Oikeushallinnon intranet suunniteltiin yhteistyössä käyttäjien kanssa, ja samalla periaatteella sitä on kehitetty myös käyttöönoton jälkeen. Ensimmäisen käyttövuoden aikana tehtiin muun muassa toistakymmentä versiopäivitystä.

Abakon järjestämä intranetin käyttöönottokoulutus oli alkuvaiheen suora linja käyttäjäpalautteelle. Työpajatyyppisessä koulutuksessa käyttäjät tekivät aidosti työhönsä kuuluvia tehtäviä ja kokeilivat, miten intranet palvelee juuri heidän tarpeitaan.

− Toiveita ja kehitysehdotuksia tulee isosta organisaatiosta viikoittain, ja tarvittaessa saamme halutut muutokset nopeasti. Meillä on kaiken aikaa suora yhteys intranetimme toimittajaan, mikä on iso etu, Hietanen sanoo.